Systémy pro evidenci
Systémy pro zaměstnance pro evidenci odpracované doby, cestovních příkazů a projektů či zakázek.
Evidence odpracované doby
Evidence odpracované doby většiny zaměstnanců MENDELU je realizována prostřednictvím webové aplikace na adrese dochazka.mendelu.cz
Evidence projektů a zakázek
Návod naleznete zde.
Evidence cestovních příkazů
Cestovní příkaz neboli cesťák vyplňujete jako zaměstnanec ve chvíli, kdy máte být vysláni na služební cestu. Na základě tohoto dokumentu máte pak nárok na stravné a další cestovní náhrady. Slouží ale také jako doklad o tom, kde jste se jako zaměstnanec v pracovní době nacházeli, například kvůli řešení pracovních úrazů. Nový systém pro evidenci mobility (cestovních příkazů a výkazů) naleznete na stránce verso3.mendelu.cz
- Záznam školení na zadání příkazu na
zahraniční
pracovní cestu a výkazu ze zahraniční pracovní cesty ze dne
25.3.2022: Školení cestovní příkazy (25.03.2022) -
Záznam
schůzky.
- Záznam školení na zadání příkazu na tuzemskou pracovní
cestu a
výkazu z tuzemské pracovní cesty ze dne 19.4.2022: Školení cestovní příkazy (19.04.2022) -
Záznam
schůzky.
- Záznam školení na schvalování příkazů, výkazů a
finančních zdrojů ze dne 19.5.2022: Školení cestovní příkazy (19.05.2022) -
Záznam schůzky.
V rámci práce s evidencí cestovních příkazů jsou poskytované
i setkání v
rámci uživatelů tohoto systému. Tyto setkání jsou nahráné a
jsou uložené pro
stáhnutí a přehrátí:
- Setkání 09.06.2021 - Setkání s uživateli systému
cestovních náhrad
(09.06.2021) - Záznam schůzky.
- Setkání 16.06.2021 - Setkání s uživateli systému
cestovních náhrad
(16.06.2021) - Záznam schůzky.
- Setkání 23.06.2021 - Setkání s uživateli systému
cestovních náhrad
(23.06.2021) - Záznam schůzky.
- Setkání 24.08.2021 - Setkání s uživateli systému
cestovních náhrad
(24.08.2021) - Záznam schůzky.
- Setkání 21.09.2021 - Setkání s uživateli systému
cestovních náhrad
(21.09.2021) - Záznam schůzky.
- Setkání 09.11.2021 - Setkání s uživateli systému
cestovních náhrad
(09.11.2021) - Záznam schůzky (ukázka vyplnění
CP na zahraniční
cestu a CV této cesty).
- Setkání 23.11.2021 - Setkání s uživateli systému
cestovních náhrad
(09.11.2021) - Záznam schůzky (rozbor častých
chyb při
vyplňování, ukázka schvalování přes menu).
- Záznam školení na zadání příkazu na
zahraniční
pracovní cestu a výkazu ze zahraniční pracovní cesty ze dne
25.3.2022: Školení cestovní příkazy (25.03.2022) -
Záznam
schůzky.
- Záznam školení na zadání příkazu na tuzemskou pracovní
cestu a
výkazu z tuzemské pracovní cesty ze dne 19.4.2022: Školení cestovní příkazy (19.04.2022) -
Záznam
schůzky.
- Záznam školení na schvalování příkazů, výkazů a
finančních zdrojů ze dne 19.5.2022: Školení cestovní příkazy (19.05.2022) -
Záznam schůzky.
V rámci práce s evidencí cestovních příkazů jsou poskytované
i setkání v
rámci uživatelů tohoto systému. Tyto setkání jsou nahráné a
jsou uložené pro
stáhnutí a přehrátí:
- Setkání 09.06.2021 - Setkání s uživateli systému
cestovních náhrad
(09.06.2021) - Záznam schůzky.
- Setkání 16.06.2021 - Setkání s uživateli systému
cestovních náhrad
(16.06.2021) - Záznam schůzky.
- Setkání 23.06.2021 - Setkání s uživateli systému
cestovních náhrad
(23.06.2021) - Záznam schůzky.
- Setkání 24.08.2021 - Setkání s uživateli systému
cestovních náhrad
(24.08.2021) - Záznam schůzky.
- Setkání 21.09.2021 - Setkání s uživateli systému
cestovních náhrad
(21.09.2021) - Záznam schůzky.
- Setkání 09.11.2021 - Setkání s uživateli systému
cestovních náhrad
(09.11.2021) - Záznam schůzky (ukázka vyplnění
CP na zahraniční
cestu a CV této cesty).
- Setkání 23.11.2021 - Setkání s uživateli systému
cestovních náhrad
(09.11.2021) - Záznam schůzky (rozbor častých
chyb při
vyplňování, ukázka schvalování přes menu).
- Záznam školení na zadání příkazu na zahraniční pracovní cestu a výkazu ze zahraniční pracovní cesty ze dne 25.3.2022: Školení cestovní příkazy (25.03.2022) - Záznam schůzky.
- Záznam školení na zadání příkazu na tuzemskou pracovní cestu a výkazu z tuzemské pracovní cesty ze dne 19.4.2022: Školení cestovní příkazy (19.04.2022) - Záznam schůzky.
- Záznam školení na schvalování příkazů, výkazů a finančních zdrojů ze dne 19.5.2022: Školení cestovní příkazy (19.05.2022) - Záznam schůzky.
V rámci práce s evidencí cestovních příkazů jsou poskytované i setkání v rámci uživatelů tohoto systému. Tyto setkání jsou nahráné a jsou uložené pro stáhnutí a přehrátí:
- Setkání 09.06.2021 - Setkání s uživateli systému cestovních náhrad (09.06.2021) - Záznam schůzky.
- Setkání 16.06.2021 - Setkání s uživateli systému cestovních náhrad (16.06.2021) - Záznam schůzky.
- Setkání 23.06.2021 - Setkání s uživateli systému cestovních náhrad (23.06.2021) - Záznam schůzky.
- Setkání 24.08.2021 - Setkání s uživateli systému cestovních náhrad (24.08.2021) - Záznam schůzky.
- Setkání 21.09.2021 - Setkání s uživateli systému cestovních náhrad (21.09.2021) - Záznam schůzky.
- Setkání 09.11.2021 - Setkání s uživateli systému cestovních náhrad (09.11.2021) - Záznam schůzky (ukázka vyplnění CP na zahraniční cestu a CV této cesty).
- Setkání 23.11.2021 - Setkání s uživateli systému cestovních náhrad (09.11.2021) - Záznam schůzky (rozbor častých chyb při vyplňování, ukázka schvalování přes menu).
Nový systém pro evidenci CP
Nový systém pro evidenci mobility (cestovních příkazů a výkazů) naleznete na stránce verso3.mendelu.cz.
Po přihlášení s údaji z UISu se ocitnete na hlavní nástěnce, na níž je pro Vás připraven rychlý odkaz na nový záznam pracovní cesty i odkaz na manuál pro cestující ve formátu PDF. Návod si může ve formátu PDF stáhnout i zde Návod pro evidenci CP.
Vyplněné údaje prosím průběžně ukládejte tlačítkem Uložit změny (vlevo dole). Také se kdykoliv můžete vrátit k uloženému rozpracovanému formuláři. Nezapomeňte Vaše příkazy či výkazy odevzdat.
V rámci práce s cestovními příkazy/výkazy můžete nyní využít
funkci pro
kopírování. Tuto funkci můžet využít dvěma
spůsobi:
- Ze seznamu ikonou ve sloupci Akce:
- Z detailu:
Druhou funkci je mazáni skrz ikonu "popelnice", která se
objeví na aktuálnim
řádku:
Zároveň s přechodem na elektronické zpracování CP bude výplata CP
probíhat
bezhotovostně na bankovní účet zaměstnance.
Jako zdroj financování, lze použít pouze finanční
zdroj pro
který existuje aktivní podpisový vzor. Aplikaci na
podpisové vzory nalazenete zde Podpisové vzory
(pravidelná synchronizace probíhá v nočních hodinách).
Názvy položek se mohou z důvodu pokračujících úprav poněkud lišit
od
momentální verze aplikace.
Záznam o mobilitě vyplňujete před začátkem cesty (cestovní příkaz) a
po
skončení cesty (cestovní výkaz). Můžete si vybrat, zda se jedná o
tuzemskou,
nebo zahraniční cestu.
Příkaz před začátkem cesty
Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když jste vysláni na pracovní cestu
– tedy
ještě před jejím uskutečněním. Nemůžete být na služební cestu
vysláni bez
Vašeho souhlasu – ten udělujete odevzdáním příkazu.
V rámci příkazu na první stránce vyplníte základní informace o cestě.
Výkaz po skončení cesty
Jakmile se z pracovní cesty vrátíte, vyplníte cestovní výkaz o
průběhu
pracovní cesty.
Při tvorbě cestovního výkazu je potřebné vybrat cestovní příkaz, na
který
navazujete (v případě, že jste cestovní příkaz zapomněli vytvořit,
musíte
založit nový cestovní příkaz).
Na první stránce zkontrolujte předvyplněné informace o cestě. V
případě
vytvoření prázdného výkazu popište základní informace o cestě.
V případě zahraniční cesty je třeba zadat do Finanční
položky i cestovní pojištění.
Na záložce Itinerář se zobrazí vygenerovaný
itinerář, ve
kterém je potřebné doplnit chybějící informace z cesty. Jako
uživatel si pro
jednotlivé dny definujete události zahájení pobytu a konce cesty. Na
jednotlivé dny cesty Vám může být poskytnuto jídlo. Při poskytnutí
bezplatného jídla informaci uveďte pro krácení stravného. Poskytnuté
jídlo
uveďte na daný den a oblast (tuzemsko, zahraničí), kdy bylo
bezplatně
poskytnuto. Na záložce itineráře prosím vložte přílohu v požadovaném
formátu
pro Zprávu ze služební cesty.
Na záložce Doplňující informace (vyplacená záloha)
vložte
informace pouze v případě, že jste získali zálohu na pracovní cestu.
Vyplacené zálohy zasíláte ve výkazu (po cestě). Informace mohou být
také jen
pouze pro čtení, pokud je pokladní vyplní již při zpracování
příkazu. Pole
pro Čísla zaúčtovaných dokladů vypíší v případě vzniku doplatku z
cesty
doklad zaúčtovaný do SAP.
Více zaměstnanců
Pokud vyrážíte na služební cestu s více zaměstnanci, musíte každý
vyplnit
svůj cestovní příkaz. Jedete-li jedním vozidlem, každý z Vás napíše
do buňky
„spolucestující” jména kolegů.
Jedete-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit,
kdo je
vlastník, aby bylo jasné, komu proplatit náhrady za pohonné hmoty.
Spolucestující typicky do svého cestovního příkazu napíší jméno
kolegy,
kterému auto patřilo.
V rámci práce s cestovními příkazy/výkazy můžete nyní využít funkci pro kopírování. Tuto funkci můžet využít dvěma spůsobi:
- Ze seznamu ikonou ve sloupci Akce:
- Z detailu:
Druhou funkci je mazáni skrz ikonu "popelnice", která se objeví na aktuálnim řádku:
Zároveň s přechodem na elektronické zpracování CP bude výplata CP probíhat bezhotovostně na bankovní účet zaměstnance.
Jako zdroj financování, lze použít pouze finanční zdroj pro který existuje aktivní podpisový vzor. Aplikaci na podpisové vzory nalazenete zde Podpisové vzory (pravidelná synchronizace probíhá v nočních hodinách).
Názvy položek se mohou z důvodu pokračujících úprav poněkud lišit od momentální verze aplikace.
Záznam o mobilitě vyplňujete před začátkem cesty (cestovní příkaz) a
po
skončení cesty (cestovní výkaz). Můžete si vybrat, zda se jedná o
tuzemskou,
nebo zahraniční cestu.
Příkaz před začátkem cesty
Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když jste vysláni na pracovní cestu
– tedy
ještě před jejím uskutečněním. Nemůžete být na služební cestu
vysláni bez
Vašeho souhlasu – ten udělujete odevzdáním příkazu.
V rámci příkazu na první stránce vyplníte základní informace o cestě.
Výkaz po skončení cesty
Jakmile se z pracovní cesty vrátíte, vyplníte cestovní výkaz o
průběhu
pracovní cesty.
Při tvorbě cestovního výkazu je potřebné vybrat cestovní příkaz, na
který
navazujete (v případě, že jste cestovní příkaz zapomněli vytvořit,
musíte
založit nový cestovní příkaz).
Na první stránce zkontrolujte předvyplněné informace o cestě. V
případě
vytvoření prázdného výkazu popište základní informace o cestě.
V případě zahraniční cesty je třeba zadat do Finanční
položky i cestovní pojištění.
Na záložce Itinerář se zobrazí vygenerovaný
itinerář, ve
kterém je potřebné doplnit chybějící informace z cesty. Jako
uživatel si pro
jednotlivé dny definujete události zahájení pobytu a konce cesty. Na
jednotlivé dny cesty Vám může být poskytnuto jídlo. Při poskytnutí
bezplatného jídla informaci uveďte pro krácení stravného. Poskytnuté
jídlo
uveďte na daný den a oblast (tuzemsko, zahraničí), kdy bylo
bezplatně
poskytnuto. Na záložce itineráře prosím vložte přílohu v požadovaném
formátu
pro Zprávu ze služební cesty.
Na záložce Doplňující informace (vyplacená záloha)
vložte
informace pouze v případě, že jste získali zálohu na pracovní cestu.
Vyplacené zálohy zasíláte ve výkazu (po cestě). Informace mohou být
také jen
pouze pro čtení, pokud je pokladní vyplní již při zpracování
příkazu. Pole
pro Čísla zaúčtovaných dokladů vypíší v případě vzniku doplatku z
cesty
doklad zaúčtovaný do SAP.
Více zaměstnanců
Pokud vyrážíte na služební cestu s více zaměstnanci, musíte každý
vyplnit
svůj cestovní příkaz. Jedete-li jedním vozidlem, každý z Vás napíše
do buňky
„spolucestující” jména kolegů.
Jedete-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit,
kdo je
vlastník, aby bylo jasné, komu proplatit náhrady za pohonné hmoty.
Spolucestující typicky do svého cestovního příkazu napíší jméno
kolegy,
kterému auto patřilo.
Záznam o mobilitě vyplňujete před začátkem cesty (cestovní příkaz) a po skončení cesty (cestovní výkaz). Můžete si vybrat, zda se jedná o tuzemskou, nebo zahraniční cestu.
Příkaz před začátkem cesty
Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když jste vysláni na pracovní cestu – tedy ještě před jejím uskutečněním. Nemůžete být na služební cestu vysláni bez Vašeho souhlasu – ten udělujete odevzdáním příkazu.
V rámci příkazu na první stránce vyplníte základní informace o cestě.
Výkaz po skončení cesty
Jakmile se z pracovní cesty vrátíte, vyplníte cestovní výkaz o průběhu pracovní cesty.
Při tvorbě cestovního výkazu je potřebné vybrat cestovní příkaz, na který navazujete (v případě, že jste cestovní příkaz zapomněli vytvořit, musíte založit nový cestovní příkaz).
Na první stránce zkontrolujte předvyplněné informace o cestě. V případě vytvoření prázdného výkazu popište základní informace o cestě.
V případě zahraniční cesty je třeba zadat do Finanční položky i cestovní pojištění.
Na záložce Itinerář se zobrazí vygenerovaný itinerář, ve kterém je potřebné doplnit chybějící informace z cesty. Jako uživatel si pro jednotlivé dny definujete události zahájení pobytu a konce cesty. Na jednotlivé dny cesty Vám může být poskytnuto jídlo. Při poskytnutí bezplatného jídla informaci uveďte pro krácení stravného. Poskytnuté jídlo uveďte na daný den a oblast (tuzemsko, zahraničí), kdy bylo bezplatně poskytnuto. Na záložce itineráře prosím vložte přílohu v požadovaném formátu pro Zprávu ze služební cesty.
Na záložce Doplňující informace (vyplacená záloha) vložte informace pouze v případě, že jste získali zálohu na pracovní cestu.
Vyplacené zálohy zasíláte ve výkazu (po cestě). Informace mohou být také jen pouze pro čtení, pokud je pokladní vyplní již při zpracování příkazu. Pole pro Čísla zaúčtovaných dokladů vypíší v případě vzniku doplatku z cesty doklad zaúčtovaný do SAP.
Více zaměstnanců
Pokud vyrážíte na služební cestu s více zaměstnanci, musíte každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedete-li jedním vozidlem, každý z Vás napíše do buňky „spolucestující” jména kolegů.
Jedete-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu proplatit náhrady za pohonné hmoty. Spolucestující typicky do svého cestovního příkazu napíší jméno kolegy, kterému auto patřilo.